Společnost Dayswaps CZ, s.r.o., se sídlem Španielova 1302/74, Řepy, 163 00 Praha 6, IČO: 06649696, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 286258 („Správce“) poskytuje služby mobilní a webové aplikace Dayswaps („Aplikace“), kterou poskytuje zejména zaměstnavatelům a dalším osobám, které mají zájem na efektivním řízení směn („Objednatel“). Správce tímto dokumentem informuje zaměstnance, pracovníky a další osoby, které prostřednictvím Objednatele využívají Aplikaci, a kteří jsou v souladu s obchodními podmínkami Aplikace označování jako Uživatelé, a návštěvníky webových stránek Správce o zpracování jejich osobních údajů („subjekt údajů“).
Zpracování osobních údajů Správcem se řídí Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále také „GDPR“).
Informace o zpracování osobních údajů Objednatele v souvislosti s plněním jsou dostupné v samostatném dokumentu.
A. ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE
Správce získává osobní údaje přímo od subjektu údajů nebo prostřednictvím Objednatele, který údaje subjektu údajů vloží do Aplikace. Správce zpracovává zejména osobní údaje, které souvisí s provozem Aplikace a webových stránek. Správce pro přehlednost rozdělil jednotlivé osobní údaje do následujících kategorií:
Identifikační údaje, jako jsou jméno a příjmení či jiný identifikátor přiřazený subjektu údajů.
Kontaktní údaje, jako je telefonní číslo a e-mailová adresa.
Údaje o užívání Aplikace, kterými jsou analytické, statistické a diagnostické údaje související s používáním Aplikace a poskytováním služby ve smyslu obchodních podmínek k Aplikaci. Pro účely tohoto dokumentu a pro účely obchodních podmínek mohou být tyto údaje označeny jako „Provozní data“.
Údaje obsažené v komunikaci, tj. informace uvedené v případné komunikaci mezi Správcem a subjektem údajů.
Cookies a další technické údaje, kterými jsou údaje získané z technických souborů a podobných nástrojů a technologií.
B. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Správce zpracovává osobní údaje jako správce osobních údajů pro níže uvedené účely zpracování a na základě zákonnosti uvedené u jednotlivých účelů.
- B.1 Plnění smluvních povinností a poskytování Aplikace
Osobní údaje jsou Správcem zpracovávány pro účely poskytnutí Aplikace a zpřístupnění jejích funkcí a plnění smluvních povinností vůči Objednateli. V souvislosti s tím může subjekt údajů komunikovat s Objednatelem a dalšími subjekty údajů, je Aplikací upozorňován na správu směn subjektu údajů a jeho kolegů, může vytvářet sledovat vlastní směny a Správce zajišťuje poskytování a funkčnost Aplikace. Zároveň Správce poskytuje také zákaznickou podporu v rámci které může docházet ke zpracování osobních údajů Uživatelů.
Za tímto účelem Správce zpracovává Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o užívání Aplikace (Provozní data) a Údaje obsažené v komunikaci.
Objednatel za účelem zpřístupnění a zprovoznění Aplikace pro subjekt údajů uzavírá se Správcem smlouvu. Právním základem pro toto zpracování je tedy oprávněný zájem Správce na plnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené s Objednatelem.
Údaje jsou zpracovávány po dobu existence smluvního vztahu vzniklého uzavřením smlouvy mezi Správcem a Objednatelem a po dobu nezbytnou pro plnění povinností z takové smlouvy a po dobu trvání zaměstnaneckého či jiného právního vztahu subjektu údajů s Objednatelem. Délka uložení osobních údajů bude vždy vyplývat z dohody mezi Správcem a Objednatelem, přičemž standardně je nastavena na 3 měsíce od skončení spolupráce. Tato lhůta se však netýká Provozních dat, která mohou být uchována také po dobu delší, a to s ohledem na zajištění provozu Aplikace a zajištění ochrany vlastních právních zájmu a zajištění dalších činností při provozu Aplikace, jak je popsáno v dalších účelech níže.
- B.2 Vyhodnocování funkčnosti a rozvoj Aplikace
Správce zpracovává osobní údaje také za účelem zlepšování Aplikace a dalších služeb poskytovaných Správcem. Aby mohl Správce Aplikaci zlepšovat pravidelně sleduje funkčnost Aplikace a jejích jednotlivých prvků a nástrojů.
Za tímto účelem Správce zpracovává zejména Údaje o užívání Aplikace. Kromě toho ale může využít také Identifikační údaje, Kontaktní údaje a Údaje obsažené v komunikaci.
Tyto osobní údaje Správce zpracovává na základě svého oprávněného zájmu, který spočívá ve zlepšování poskytovaných služeb.
Osobní údaje jsou v tomto případě zpracovány po dobu existence smluvního vztahu s Objednatelem, na základě kterého subjekt údaj používá Aplikaci, nebo po dobu nutnou pro analýzu funkčnosti konkrétního prvku či nástroje Aplikace (v souvislosti s Údaji o užívání Aplikace).
- B.3 Ochrana práv a právních zájmů Správce
Správce zpracovává údaje za účelem ochrany svých práv a právních zájmů, a to zejména v souvislosti s jednáním u soudních orgánů a jiných orgánů veřejné moci, případně v souvislosti s interním vyřízením nároků Objednatele, které souvisí se subjektem údajů.
Za tímto účelem Správce zpracovává Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o užívání Aplikace a Údaje obsažené v komunikaci.
Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem Správce na ochraně práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně do uplynutí 10 let od ukončení uzavřené smlouvy (popř. v případě zahájení sporu i déle). V případě, že se jedná o osobní údaje uživatelů Aplikace – Identifikační údaje, Kontaktní údaje, budou tyto vymazány při skončení spolupráce a poskytování služby Objednateli.
- B.4 Zasílání obchodních sdělení
Osobní údaje může Správce využívat také k tomu, aby zasílal subjektům údajů nabídky související s Aplikací, činností Správce a se společností Správce nebo jiná obchodní sdělení. Obchodní sdělení bude Správce zasílat za předpokladu, že subjekt údajů s takovým zasíláním nevysloví nesouhlas.
Za tímto účelem zpracovává Správce Identifikační údaje a Kontaktní údaje (e-mailová adresa).
Právním základem pro toto zpracování je oprávněný zájem Správce na přímém marketingu. Správce bude osobní údaje zpracovávat po dobu, dokud subjekt údajů zasílání obchodních sdělení neodmítne, což může učinit v každém jednotlivém e-mailu.
- B.5 Zajištění komunikace
Subjekt údajů má možnost kontaktovat Správce prostřednictvím kontaktního formuláře nebo chatu na webových stránkách Správce či prostřednictvím e-mailu. Následně může mezi Správcem a subjektem údajů probíhat vzájemná komunikace. V takovém případě bude Správce zpracovávat osobní údaje právě pro účely zajištění vzájemné komunikace.
Za tímto účelem zpracovává Správce Identifikační údaje, Kontaktní údaje, Údaje o užívání Aplikace (v rozsahu potřebném pro zajištění komunikace) a Údaje obsažené v komunikaci.
Právním základem je oprávněný zájem Správce, který spočívá v zajištění komunikace se subjektem údajů. Osobní údaje jsou uloženy po dobu nezbytnou pro vyřízení vzájemné komunikace, případně po dobu trvání smluvního vztahu mezi Správcem a Objednatelem.
- B.6 Soubory cookies
Pokud subjekt údajů navštíví webové stránky Správce, může Správce zpracovávat Cookies a další technické údaje za účelem základního fungování a provozu služeb, ke zlepšení uživatelského komfortu a pro marketingové a analytické účely.
Právním základem pro zpracování nezbytných technických a funkčních souborů cookies je oprávněný zájem Správce na řádném fungování a bezpečném provozu webových stránek. Právní základem pro zpracování analytických a marketingových cookies je souhlas subjektu údajů. Údaje jsou zpracovávány zpravidla po dobu návštěvy webových stránek Správce, nanejvýše však po dobu 1 roku od jejich získání.
Více informací týkajících se souborů Cookies je dostupných pod tímto odkazem: https://dayswaps.com/compliance/cookies.
C. SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Správce určuje výše uvedené účely, za nimiž získává a zpracovává osobní údaje subjektu údajů a volí prostředky zpracování jeho údajů. Osobní údaje mohou být sdíleny s následujícími příjemci osobních údajů:
osoby, které spolupracují se Správcem na základě smluv o spolupráci či obdobných dohod;
poskytovatele systému, který zajišťuje rozesílku e-mailů a obchodních sdělení;
společnost Celonis, Inc., která Správci poskytuje nástroje pro správu jeho podnikání. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost DigitalOcean, LLC, která Správci poskytuje serverové služby. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost Google LLC, která Správci poskytuje služby úložiště a nástroje pro analýzu. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost Intercom, Inc., která Správci poskytuje nástroj pro evidenci a správu informací spojených s používáním Aplikace. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost Mango Technologies, Inc., která Správci poskytuje nástroj pro evidenci práce.
společnost Functional Software Inc. (Sentry.io), která poskytuje nástroje pro monitorování a hlášení chyb Aplikace. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost Twilio Inc., která zajišťuje zasílání e-mailových notifikací a dvoufaktorového ověřování. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
společnost Stripe, Inc., která poskytuje služby platební brány. Tato společnost je registrována v Data Privacy Framework.
Pokud Správce sdílí osobní údaje subjektu údajů se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činí tak jen v případě, kdy je zde rozhodnutí Evropské komise, že určitá země mimo EHP zajišťuje dostatečnou úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci či zpracovatelé přijali dodatečná opatření ochrany údajů, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).
D. PRÁVA PRODEJCE PŘI ZPRACOVÁNÍ A MOŽNOST JEJICH VÝKONU
Správce tímto informuje subjekt údajů, jaké má subjekt údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva. Konkrétně se jedná se o následující práva:
Právo na přístup
Subjekt údajů má právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány. Pokud osobní údaje jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo požádat o poskytnutí kopie jeho osobních údajů a o informace, za jakými účely, v jakém rozsahu jsou zpracovávány, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda má subjekt údajů právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či právo vznést námitku, odkud byly osobní údaje získány a zda dochází na základě zpracování osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Součástí tohoto práva je mimo jiné právo žádat informaci o tom, komu jsou osobní údaje subjektu údajů předávány, či jak dlouho jsou osobní údaje uloženy.
Právo na opravu
Subjekt údajů má právo na opravu či doplnění osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.
Právo na výmaz
Správce je povinný vymazat osobní údaje subjektu údajů pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) to ukládá zákonná povinnost nebo (v) subjekt údajů odvolá již udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.
Právo na omezení zpracování
Správce nesmí zpracovávat osobní údaje subjektu údajů, dokud se nevyřeší jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování osobních údajů subjektu údajů, zejména pak pokud (i) subjekt údajů popírá přesnost jeho osobních údajů, a to po dobu potřebnou k tomu, aby Správce přesnost ověřil, (ii) je zpracování protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá omezení jejich zpracování, (iii) Správce již osobní údaje subjektu údajů nepotřebuje pro účely zpracování nebo (iv) subjekt údajů vznesl námitky proti zpracování, a to po dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
Právo na přenositelnost
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto osobní údaje jinému správci.
Právo vznést námitku proti zpracování
Správce osobní údaje subjektu údajů dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy subjektu údajů nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Právo odvolat souhlas se zpracováním
Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat jím udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Správce v takovém případě přestane zpracovávat osobní údaje pro účely, pro které byl souhlas získán. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Subjekt údajů může uplatnit svá práva na e-mailové adrese Správce helpdesk@dayswaps.com.
E. PRÁVO PODAT STÍŽNOST
Vedle možnosti uplatnění práv u Správce má subjekt údajů také právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů sídlící na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
F. ÚČINNOST TĚCHTO INFORMACÍ O ZPRACOVÁNÍ
Tyto zásady o zpracování jsou účinné od 01.07.2024. Správce je oprávněn tyto informace o zpracování čas od času měnit. Jakékoli změny tohoto dokumentu Správce zveřejní na webových stránkách.